Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 30 settembre 2026

1. Oggetto e ambito di applicazione

La presente informativa spiega come Datakeen SAS tratta i dati personali delle persone con cui è in contatto: visitatori del sito, prospect, clienti e loro referenti, iscritti alla newsletter, candidati e fornitori.

Si applica al sito www.datakeen.co e ai suoi sottodomini, inclusa la piattaforma app-v3.datakeen.co, agli scambi commerciali (email, telefono, videoconferenza, fiere) e agli strumenti che utilizziamo per gestire tali relazioni.

I dipendenti di Datakeen sono informati del trattamento dei loro dati tramite un'informativa interna distinta.

Non riguarda i dati trattati durante un percorso di verifica dell'identità svolto per conto di un cliente di Datakeen. Tale trattamento è descritto nell'Informativa sul trattamento dei dati personali (vedi sezione 4).

2. Chi è il titolare del trattamento dei suoi dati?

Per i trattamenti descritti nella presente informativa, il titolare del trattamento è Datakeen SAS, società per azioni semplificata di diritto francese con capitale sociale di 2.000 €, iscritta al Registro delle imprese (RCS) di Nanterre con il numero 825 303 910, con sede in 176 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine (Francia).

Datakeen può intervenire in due ruoli distinti:

• Titolare del trattamento per il sito web, gli account utente della piattaforma e l'assistenza, la prospezione commerciale, la gestione dei clienti, la newsletter, gli eventi, le selezioni del personale e i fornitori: si applica la presente informativa.
• Responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR per la verifica dell'identità svolta per conto di un cliente (banca, assicurazione, piattaforma…): si applica l'informativa dedicata.
• Responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR per l'analisi di documenti e fascicoli e per lo screening AML svolti per conto di un cliente: si applicano la sezione 4 della presente informativa e l'informativa privacy del cliente.

Responsabile della protezione dei dati (DPO): dpo@datakeen.co, oppure per posta all'indirizzo della sede, all'attenzione del DPO.

3. Quali dati trattiamo, per quali finalità e su quale base giuridica?

Trattiamo solo i dati necessari a ciascuna finalità. Nell'ambito dei trattamenti qui descritti non trattiamo alcuna categoria particolare di dati (salute, opinioni, origine, dati biometrici…).

Da dove provengono i suoi dati?

La maggior parte dei dati ci viene fornita direttamente da lei: modulo, email, scambio commerciale, candidatura.

Per la prospezione commerciale, alcuni dati professionali provengono anche da fonti pubbliche (sito della sua azienda, profilo LinkedIn), da fiere ed eventi o da strumenti di arricchimento dei recapiti professionali. Nel nostro primo messaggio le indichiamo come abbiamo ottenuto i suoi recapiti e come opporsi alle nostre comunicazioni.

I nostri impegni in materia di prospezione

• I nostri messaggi riguardano temi legati al suo ruolo professionale.
• Ogni email contiene un link di disiscrizione, preso in carico senza ritardo.
• Non effettuiamo prospezione verso privati e non vendiamo né cediamo in locazione i suoi dati.
• Possiamo misurare aperture e clic delle nostre email e attribuire alla sua scheda un indicatore di interesse per dare priorità ai contatti, nei limiti previsti dalla normativa. Ciò non produce alcun effetto giuridico nei suoi confronti.

Nell'ambito di questi trattamenti non viene adottata alcuna decisione interamente automatizzata che produca effetti giuridici nei suoi confronti.

4. Trattamenti effettuati per conto dei nostri clienti

Quando forniamo le nostre soluzioni a un cliente (banca, assicurazione, gestore immobiliare, azienda…), il titolare del trattamento è il cliente. Datakeen agisce esclusivamente come responsabile del trattamento, secondo le sue istruzioni, e non riutilizza i dati per finalità proprie.

Verifica dell'identità

Se uno dei nostri clienti l'ha indirizzata verso un percorso di verifica dell'identità Datakeen (acquisizione del documento, lettura del chip NFC, selfie), il titolare del trattamento è il cliente. Datakeen agisce esclusivamente come responsabile del trattamento, secondo le sue istruzioni.

Questo trattamento è descritto nell'Informativa sul trattamento dei dati personali: dati raccolti, uso dell'intelligenza artificiale, sub-responsabili, sicurezza.

Analisi di documenti e fascicoli

I nostri clienti possono affidarci documenti da analizzare: documenti di un fascicolo di locazione o di un garante, prove di residenza o di reddito, documenti HR, ecc. Ne estraiamo le informazioni e ne verifichiamo autenticità e coerenza. Può quindi essere interessato anche senza aver utilizzato personalmente un servizio Datakeen, ad esempio se fa da garante.

Datakeen non effettua alcuno scoring degli inquilini né alcuna valutazione del merito creditizio. Non produciamo punteggi, classifiche o raccomandazioni sulla persona: segnaliamo solo le anomalie documentali rilevate. La decisione di accettare o meno un fascicolo spetta unicamente al cliente.

Screening AML (sanzioni e persone politicamente esposte)

Per adempiere ai loro obblighi di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, i nostri clienti possono verificare se una persona figura in liste di sanzioni o di persone politicamente esposte. Vengono trattati solo i dati necessari alla ricerca (nome, cognome, data di nascita, nazionalità), tramite un fornitore specializzato i cui dati sono ospitati nell'Unione europea. Il risultato è trasmesso al cliente, che lo analizza e decide il seguito da dare.

In ogni caso, in qualità di responsabile del trattamento:

• i dati servono unicamente a produrre il risultato richiesto dal cliente;
• non sono utilizzati né per addestrare i nostri modelli né per finalità commerciali;
• il periodo di conservazione è stabilito dal cliente;
• i suoi diritti si esercitano in primo luogo presso il cliente. Se ci scrive per errore, gli trasmettiamo la sua richiesta il prima possibile.

5. Chi ha accesso ai suoi dati?

Internamente, accedono ai suoi dati solo i team che ne hanno bisogno: commerciale e marketing per la prospezione, direzione e contabilità per contratti e fatturazione, persone incaricate delle selezioni per le candidature.

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori, che agiscono secondo le nostre istruzioni sulla base di un contratto conforme all'articolo 28 del GDPR:

Vos données peuvent aussi être communiquées :

• aux autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l'exige ;
• à nos conseils (avocats, commissaires aux comptes), soumis au secret professionnel ;
• à un acquéreur ou à une société du même groupe en cas de fusion, de cession ou de réorganisation de tout ou partie de l'activité de Datakeen. Vos données resteraient alors traitées conformément à la présente politique.

Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.

6. Vos données sont-elles transférées hors de l'Union européenne ?

Nous privilégions des prestataires qui hébergent les données dans l'Union européenne. Certains transferts hors UE restent possibles :

• mesure d'audience (Google Analytics), hébergement du site (Webflow) et support de la plateforme (Intercom) : données traitées aux États-Unis ;
• accès ponctuels de certains prestataires (HubSpot, Google Workspace) depuis les États-Unis, pour le support ou la maintenance.

Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au Data Privacy Framework, pour les prestataires certifiés, ou à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à dpo@datakeen.co.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Certaines peuvent être archivées plus longtemps, avec un accès restreint, lorsqu'une obligation légale ou la défense de nos droits l'exige.

8. Cookies et traceurs

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels, aussi simplement l'un que l'autre. Poursuivre la navigation ne vaut pas acceptation.

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment en supprimant les cookies depuis les paramètres de votre navigateur, ce qui fera réapparaître le bandeau lors de votre prochaine visite. Refuser les cookies non essentiels n'empêche pas d'utiliser le site.

9. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques :

• chiffrement des données en transit et au repos ;
• accès limités aux personnes qui en ont besoin, avec authentification forte ;
• journalisation des accès aux outils ;
• sauvegardes chiffrées, hébergées en France, et plan de reprise d'activité ;
• engagement de confidentialité signé par chaque collaborateur et sensibilisation régulière des équipes à la protection des données ;
• choix de prestataires présentant des garanties de sécurité suffisantes, liés par un contrat de sous-traitance.

Notre système de management de la sécurité de l'information est en cours de mise en conformité avec la norme ISO/IEC 27001.

En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous en informons la CNIL dans un délai de 72 heures. Si le risque est élevé, nous vous en informons également.

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• accès : obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie ;
• rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• effacement, sauf si une obligation légale ou la défense de nos droits impose de les conserver ;
• limitation du traitement, notamment pendant l'examen d'une contestation ;
• portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat ;
• opposition à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Pour la prospection, votre opposition est prise en compte sans condition ni justification ;
• retrait de votre consentement à tout moment, pour la newsletter ou les cookies ;
• directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits :

1. utilisez le lien de désinscription présent dans chacun de nos emails, pour la prospection et la newsletter ;
2. ou écrivez à dpo@datakeen.co ;
3. ou écrivez à Datakeen SAS, à l'attention du DPO, 176 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine.

Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses ; nous vous en informerions alors. Nous ne vous demandons un justificatif d'identité qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité.

11. Réclamation et mises à jour

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Nous mettons à jour cette politique lorsque nos traitements ou la réglementation évoluent, et au moins une fois par an. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification importante, nous vous en informerons par un message sur le site ou par email.