L’océrisation ou OCR est l’acronyme pour Optical Character Recognition, ou en Français, Reconnaissance Optique de Caractères. Un acronyme bien complexe pour une technologie qui ne l’est pas tant. L’OCR a pour objectif de permettre aux ordinateurs de comprendre le texte imprimé (tapuscrit) et / ou écrit (manuscrit).
Qu’est-ce que l’océrisation ?
L’océrisation désigne l’OCR, cette technologie qui permet d’extraire les données textuelles de documents numérisés. Grâce à l’océrisation, plus besoin de recopier des dizaines de pages à la main, tout est traité en quelques instants et de manière 100% automatique.
De plus en plus, cette technologie est intégrée dans de nombreux logiciels. Il devient ainsi plus rapide de scanner des factures, des fiches de paie, des contrats, etc. Les OCR simplifient une bonne partie des tâches administratives dans de nombreux domaines.
Fonctionnement de l’OCR : Comment transformer un document ?
L’OCR fonctionne en utilisant des algorithmes pour analyser les formes et les configurations des caractères dans une image numérique. Ces algorithmes comprennent des techniques de segmentation, de reconnaissance de motifs et de classification. Le logiciel OCR peut ainsi identifier et convertir les caractères en texte éditable.
Segmentation
La segmentation consiste à diviser l’image contenant le texte en zones distinctes. Ces lots de signets correspondent à un unique caractère ou à un groupe de caractères. Cette étape est cruciale pour isoler efficacement chaque signet et minimiser les interférences entre plusieurs éléments.
Reconnaissance de motifs
La reconnaissance de motifs implique l’analyse des caractéristiques visuelles de chaque caractère ou glyphe. Le logiciel de reconnaissance identifie leur forme, leur taille et leur position relative. Les algorithmes de reconnaissance de motifs comparent ces caractéristiques avec une base de données de formes de caractères préalablement enregistrées.
Classification
Une fois que les caractères ont été identifiés, ils sont classés en fonction de leur signification. Par exemple, ils peuvent être classés en lettres, chiffres, symboles de ponctuation, etc. Cette étape est essentielle pour interpréter correctement le texte et le rendre compréhensible pour les utilisateurs.
Applications de l’océrisation
L’océrisation trouve des applications dans une grande variété de domaines. Ceux-si s’étendent de l’administration et de la finance à la médecine et à l’éducation.
L’océrisation pour l’administration et la finance
Dans le domaine de l’administration et de la finance, l’OCR est largement utilisé pour automatiser la saisie de données. Pour cela, la technologie de reconnaissance peut utiliser une capture d’écran, une photo-numérique, un document scanné, un pdf ou même un simple png. À partir de ces éléments, le document (tel qu’une facture, un bon de commande, un relevé bancaire, etc.) est converti en un format modifiable. Cela permet d’accélérer les processus de traitement des documents et de réduire les erreurs humaines.
Utiliser l’OCR en médecine
En médecine, l’OCR est utilisé pour numériser et traiter les dossiers médicaux, les prescriptions, les résultats d’analyses, etc. Cela facilite l’accès aux informations médicales et contribue à améliorer la qualité des soins. En effet, la gestion électronique des documents permet un partage rapide et sécurisé des données entre les professionnels de santé.
L’éducation utilise déjà l’océrisation
Dans le domaine de l’éducation, l’OCR est utilisé pour numériser les livres et les documents pédagogiques. Cette technologie permet aux enseignants et aux étudiants d’accéder facilement au contenu et de le manipuler de manière interactive. De plus, l’OCR est souvent utilisé dans les outils d’assistance à l’apprentissage pour aider les élèves ayant des difficultés de lecture ou de vision.
Les avantages de l’océrisation
Les avantages de l’OCR sont nombreux et impactent positivement de nombreux aspects de notre vie quotidienne et professionnelle.
Gain de temps
L’automatisation de la saisie des données grâce à l’OCR permet de gagner un temps précieux. En effet, la saisie manuelle fastidieuse et la mise-en-forme chronophage peuvent ainsi être évitées. Des processus qui prenaient autrefois des heures, voire des jours, peuvent maintenant être accomplis en quelques minutes. Le temps ainsi économisé sur des tâches de bureautique peut donc être investi dans des travaux plus importants et stratégiques.
Précision et fiabilité
L’OCR réduit considérablement le risque d’erreurs de saisie de données. Cela améliore la précision et la fiabilité des informations traitées. Les erreurs de transcription humaine sont courantes et peuvent avoir des conséquences coûteuses. En utilisant l’océrisation, on minimise ce risque et on garantit l’intégrité des données.
Recherche et organisation
L’OCR transforme un document imprimé ou manuscrit de plusieurs pages un texte modifiable. De cette manière, il rend les documents convertis (au format texte donc), recherchables. Cela signifie qu’il est désormais possible de rechercher des mots ou phrases dans ces documents (Word, Docx, PDF, Docs, Txt, etc.).
Il devient ainsi possible d’effectuer des recherches textuelles dans le contenu des documents et de les trier en fonction de différents critères. Cette fonctionnalité est tout particulièrement utile dans le cadre de la gestion documentaire et de l’archivage électronique.
Défis et limitations de l’océrisation
Malgré ses nombreux avantages, l’OCR présente également des défis et des limitations qu’il convient de prendre en compte.
Reconnaissance des caractères complexes
L’OCR peut rencontrer des difficultés lors de la reconnaissance de caractères complexes. Les tels que les caractères manuscrits, les polices de caractères exotiques ou stylisées, ou les caractères flous ou déformés. Dans de tels cas, la précision de l’OCR peut être réduite, ce qui nécessite parfois une intervention humaine pour corriger les erreurs.
Langues et scripts
La précision de l’outil de reconnaissance peut varier en fonction de la langue et du script utilisés dans le document. Les langues comportant des caractères spéciaux ou des alphabets non latins peuvent poser des défis supplémentaires. En effet, les algorithmes doivent être adaptés pour reconnaître, capturer et interpréter correctement ces caractères.
Qualité des documents numérisés
La qualité des documents numérisés peut avoir un impact significatif sur la précision du logiciel de numérisation. Les documents comportant des taches, des pliures, des déchirures ou des distorsions peuvent être difficiles à traiter. De la même manière, un trop faible DPI (qualité de l’image très mauvaise) peut entraîner des erreurs de reconnaissance.
Conclusion
En conclusion, l’OCR est une technologie révolutionnaire qui a transformé la manière dont nous traitons et utilisons l’information imprimée. En automatisant la saisie des données, en améliorant la précision et la fiabilité, et en facilitant la recherche et l’organisation de l’information, l’OCR ouvre de nouvelles perspectives dans de nombreux domaines et contribue à l’efficacité et à la productivité des organisations. Bien que des défis subsistent, notamment en ce qui concerne la reconnaissance des caractères complexes
