KYS (Know Your Supplier) : Quelles obligations pour les entreprises ?

by | Feb 13, 2024 | À la une, Vérification d'identité

Le KYS est l’acronyme de “Know Your Supplier” ou “Connaître Votre Fournisseur” en français. C’est un processus crucial pour les entreprises visant à évaluer et à gérer les risques associés à leurs fournisseurs. Il implique la collecte, l’analyse et la vérification d’informations sur ces entreprises afin de garantir leur conformité légale, éthique et opérationnelle.

 

Qu’est-ce que le KYS ?

 

Le KYS est une pratique de diligence raisonnée. Elle permet aux entreprises de mieux comprendre leurs fournisseurs, leurs pratiques commerciales et les risques potentiels associés à leurs activités. En développant une connaissance approfondie de l’environnement, les entreprises peuvent renforcer leur résilience, leur maîtrise des risques professionnels. C’est ainsi qu’elles développent leurs performances opérationnelles.

 

Le KYS n’est pas seulement d’intérêt général, c’est en fait une obligation légale des entreprises. Afin de lutter contre la corruption et le blanchiment d’argent, les institutions ont mis en place des normes réglementaires de KYC, KYE et KYS. À ces vérifications, sont associés, des dispositifs d’alerte, des audits réguliers et une commission des sanctions en cas de non-respect.

 

Importance du KYS pour les entreprises

 

Le KYS revêt une importance cruciale pour les entreprises. Tout particulièrement dans un contexte où les chaînes d’approvisionnement sont de plus en plus complexes et mondialisées. Voici quelques raisons pour lesquelles le KYS est essentiel :

 

Gestion des risques :

En identifiant et en évaluant les risques associés à leurs fournisseurs, les entreprises peuvent anticiper et atténuer les menaces potentielles. Celles-ci sont notamment liées à la fraude, à la corruption, aux violations des droits de l’homme, au non-respect des standards de santé et de la sécurité au travail, et aux dommages environnementaux.

 

Conformité réglementaire :

Les entreprises sont soumises à des réglementations strictes en matière de conformité. On le remarque notamment dans des domaines tels que la lutte contre la corruption, les droits de l’homme et la protection de l’environnement. Le KYS permet aux entreprises de se mettre en conformité face aux obligations légales, mais pas seulement. Cela permet également d’éviter les sanctions financières (et parfois pénales), et ainsi de réduire les risques d’une baisse de réputation.

 

Protection de la réputation :

Les entreprises doivent protéger leur réputation et leur marque. En s’assurant que leurs fournisseurs respectent des normes éthiques et sociales élevées, elles peuvent éviter les scandales. De tels scandales pourraient nuire à leur image et à leur crédibilité auprès des clients, des investisseurs et du grand public.

 

Amélioration des relations avec les parties prenantes :

En adoptant des pratiques responsables en matière d’approvisionnement, les entreprises peuvent renforcer leurs relations avec leurs parties prenantes. Cela comprend les clients, les investisseurs, les régulateurs et les communautés locales.

 

En somme, le KYS représente bien plus qu’une simple formalité administrative pour les entreprises. Il constitue un élément essentiel de leur stratégie de gestion des risques, de leur engagement envers la responsabilité sociale des entreprises (RSE) et de leurs valeurs environnementales.

 

Cadre réglementaire du KYS

 

Cadre réglementaire international

 

Le KYS est encadré par diverses réglementations et normes internationales visant à promouvoir la transparence, la responsabilité et la conformité dans les relations commerciales. Parmi ces réglementations, on retrouve notamment :

  • Normes ISO (Organisation internationale de normalisation). Telles que la norme ISO 37001 sur les systèmes de management anti-corruption. Elles fournissent des lignes directrices pour établir et maintenir des pratiques anti-corruption efficaces.
  • Conventions internationales : Notamment la Convention des Nations Unies contre la corruption (UNCAC). Celles-ci établissent des normes mondiales pour la prévention, la répression et la coopération internationale en matière de corruption.
  • Initiatives sectorielles : par exemple le Global Reporting Initiative (GRI) et la Sustainable Apparel Coalition (SAC). Elles encouragent les entreprises à rendre compte de manière transparente de leurs pratiques de gestion des fournisseurs et de leur performance en matière de durabilité.

 

Exigences spécifiques dans certaines juridictions

 

En plus des réglementations internationales, de nombreuses juridictions nationales ont mis en place leurs propres lois et réglementations relatives au KYS. Parmi les exemples les plus notables figurent :

  • La loi Sapin II en France, qui impose aux entreprises françaises de mettre en place des programmes de conformité. Ceux-ci aident à prévenir et à détecter les risques de corruption, y compris dans leurs relations avec les fournisseurs.
  • La loi sur le devoir de vigilance en France également. Elle oblige les grandes entreprises à établir et à mettre en œuvre un plan de vigilance. Celui-ci a pour objectif pour prévenir les atteintes aux droits de l’homme et à l’environnement dans leurs chaînes d’approvisionnement.

 

Loi Sapin II : lutte contre la corruption

 

La loi Sapin II a été adoptée en France en novembre 2016. Elle vise à renforcer la lutte contre la corruption et le trafic d’influence. Elle concerne les entreprises françaises, ainsi que les filiales françaises de groupes étrangers. Ces entités doivent mettre en place des mesures de prévention et de détection de la corruption, notamment dans leurs relations avec les fournisseurs.

 

La loi Sapin II en matière de KYS regroupe un grand nombre de dispositions. Parmi celles-ci, on retrouve l’obligation pour les entreprises de mettre en place des programmes de conformité. Cela comprend notamment des procédures de vérification des fournisseurs et des tiers, ainsi que des mécanismes de signalement des pratiques suspectes.

 

Loi sur le devoir de vigilance : responsabilité sociale des entreprises

 

La loi sur le devoir de vigilance a été adoptée en France en mars 2017. Elle vise à renforcer la responsabilité sociale et environnementale des entreprises. Cela passe notamment dans leurs chaînes d’approvisionnement mondiales. Elle impose aux grandes entreprises françaises de plus de 5 000 employés (ou plus de 10 000 employés pour les groupes internationaux) d’établir et de mettre en œuvre un plan de vigilance. Ce dernier veut pour prévenir les atteintes aux droits de l’homme, aux droits sociaux et à l’environnement dans leurs activités et celles de leurs fournisseurs.

 

Le plan de vigilance doit comprendre des mesures de diligence raisonnable vis-à-vis des fournisseurs, notamment en ce qui concerne l’identification et l’évaluation des risques de violations des droits de l’homme et de l’environnement, ainsi que des mécanismes de suivi et de reporting régulier sur la mise en œuvre du plan.

 

Les étapes du processus de KYS pour les fournisseurs

 

Identification des fournisseurs

 

La première étape du processus de KYS consiste à identifier et les fournisseurs potentiels. Cette authentification peut se faire par le biais de recherches sur le marché. Mais aussi, grâce aux recommandations d’autres entreprises ou de partenaires. Une autre méthode consiste à utiliser des plateformes en ligne spécialisées dans la mise en relation entre acheteurs et fournisseurs.

 

Collecte d’informations

 

La prochaine étape consiste à collecter des informations détaillées sur eux. Cela peut inclure des informations telles que leur raison sociale, leur adresse, leur numéro d’identification fiscale, leurs certifications et licences. Mais aussi les informations sur leur gouvernance d’entreprise, leur structure de propriété et leurs pratiques commerciales.

 

La collecte d’informations peut se faire à partir de diverses sources. Par exemple : des bases de données commerciales, des registres publics, des rapports annuels et des informations fournies directement par les fournisseurs.

 

Il est également possible de faire appel à des entreprises spécialisées dans la vérification des documents d’entreprise comme Datakeen.

 

Risk assessment

 

Une fois les informations collectées, il est important d’évaluer les risques associés à chaque fournisseur. Cela peut inclure l’identification des risques de corruption, de fraude, de non-respect des normes sociales et environnementales. Ainsi que d’autres risques potentiels liés à la réputation et à la conformité.

 

L’évaluation des risques peut être effectuée à l’aide de divers outils et méthodes. Par exemple, des questionnaires de diligence raisonnable, des analyses financières, des vérifications des antécédents et des évaluations des pratiques commerciales.

 

Datakeen vous accompagne dans l’évaluation des risques de vos fournisseurs.

 

Suivi et gestion continue

 

Enfin, il est essentiel de mettre en place un système de suivi et de gestion continue pour assurer leur conformité continue. Cela se passe une fois que les fournisseurs ont été identifiés, que les informations ont été collectées et que les risques ont été évalués.

 

Cette étape peut inclure la surveillance régulière des fournisseurs et la mise à jour des informations. Mais aussi, la conduite d’audits et d’inspections régulières, ainsi que la mise en œuvre de mesures correctives en cas de non-conformité.

 

Les outils et technologies pour faciliter le processus de KYS

 

Solutions logicielles spécialisées KYS

 

Les entreprises peuvent utiliser des solutions logicielles spécialisées dans le contrôle des fournisseurs pour faciliter et automatiser le processus de KYS. Ces solutions offrent généralement des fonctionnalités telles que la collecte et la vérification des données d’entreprise. À la récupération des données, certains permettent le calcul des risques et la génération de rapports.

 

En utilisant des outils logiciels, les entreprises peuvent rationaliser le processus de collecte et d’analyse des informations sur les fournisseurs. Elles réduisent ainsi les erreurs humaines et améliorent l’efficacité de leurs programmes de conformité.

 

Utilisation de l’Intelligence Artificielle dans le KYS

 

L’Intelligence Artificielle (IA) offre également des possibilités prometteuses pour améliorer le processus de KYS. Les entreprises peuvent utiliser des algorithmes d’apprentissage automatique pour analyser de grandes quantités de données. Il est ainsi possible et détecter des schémas et des anomalies qui pourraient indiquer des risques potentiels.

 

Par exemple, l’IA peut être utilisée pour analyser les transactions financières, surveiller les médias sociaux et les actualités, et identifier des comportements ou des pratiques suspectes chez les fournisseurs. Cela permet aux entreprises d’identifier les risques plus rapidement et de prendre des mesures préventives.

 

Études de cas : exemples d’entreprises et leurs approches du KYS

 

Entreprises ayant mis en place des pratiques exemplaires

 

Plusieurs entreprises ont mis en place des programmes de KYS exemplaires. Elles démontrent l’importance et les bénéfices d’une approche proactive en matière de gestion des fournisseurs. Parmi ces entreprises figurent des leaders mondiaux dans divers secteurs, tels que l’industrie manufacturière, la technologie, la finance et les biens de consommation.

 

Par exemple, une entreprise technologique de premier plan a développé un système sophistiqué de gestion des fournisseurs. Celui-ci intègre des outils de surveillance en temps réel et des mécanismes d’alerte pour détecter les risques potentiels dès qu’ils surviennent. Grâce à cette approche proactive, l’entreprise a pu réduire les incidents de non-conformité et améliorer sa réputation auprès des parties prenantes.

 

Conséquences pour les entreprises ayant négligé le KYS

 

En revanche, les entreprises qui négligent le KYS courent le risque de subir des conséquences graves. Celles-ci peuvent être des amendes, des litiges, des pertes financières et des dommages à leur réputation. Plusieurs entreprises ont été confrontées à des scandales et à des enquêtes réglementaires en raison de pratiques commerciales douteuses de leurs fournisseurs. Cela a entraîné des pertes financières considérables et des dommages irréparables à leur image de marque.

 

Par exemple, une entreprise de fabrication de vêtements a été confrontée à des accusations de travail des enfants dans sa chaîne d’approvisionnement. Ces accusations ont causé des boycotts de produits, des poursuites judiciaires et une baisse significative de ses ventes. Ces conséquences auraient pu être évitées si l’entreprise avait mis en place des contrôles appropriés pour évaluer et gérer les risques liés à ses fournisseurs.

 

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre d’un programme de KYS efficace

 

Implication de la direction

 

Une des premières bonnes pratiques pour la mise en œuvre d’un programme de KYS efficace est l’implication active de la direction. La haute direction de l’entreprise doit soutenir et promouvoir les initiatives de conformité des fournisseurs. Ces initiatives passent pas des ressources adéquates et des objectifs clairs pour le programme.

 

La direction doit également communiquer régulièrement sur l’importance du KYS. Mais aussi sur les attentes en matière de conformité des fournisseurs à tous les niveaux de l’organisation. L’objectif ici est de garantir une adhésion et une responsabilité accrues.

 

Formation des employés

 

Une autre bonne pratique est de fournir une formation adéquate aux employés impliqués dans le processus de KYS. Cela ne comprend pas seulement les équipes d’achat et de conformité. Mais également les responsables des opérations, des finances et des RH qui peuvent être amenés à travailler avec des fournisseurs.

 

La formation devrait couvrir des sujets tels que :

  • Les réglementations applicables
  • Les politiques et procédures internes de l’entreprise
  • Tous les outils et technologies utilisés pour le KYS
  • Ainsi que les meilleures pratiques en matière de diligence raisonnable et de gestion des risques

 

Collaboration avec les fournisseurs

 

Enfin, une collaboration étroite avec les fournisseurs est essentielle pour le succès du programme de KYS. Les entreprises doivent travailler en partenariat avec leurs fournisseurs pour s’assurer qu’ils comprennent et respectent les exigences de conformité. L’entreprise doit les aider à améliorer leurs pratiques commerciales si nécessaire.

 

Cela peut impliquer l’organisation de réunions régulières avec les fournisseurs pour discuter des attentes en matière de conformité. Fournir des ressources éducatives et des formations peut être une autre méthode. Ainsi que la mise en place de mécanismes de suivi et de reporting pour évaluer la performance des fournisseurs en matière de conformité.

 

Conclusion

 

Récapitulation des points clés

 

Le processus de Know Your Supplier (KYS) est devenu une pratique essentielle pour les entreprises souhaitant gérer efficacement les risques associés à leurs fournisseurs. En identifiant, évaluant et surveillant activement les fournisseurs, les entreprises peuvent renforcer leur conformité réglementaire, protéger leur réputation et améliorer leurs performances opérationnelles.

 

Dans cet article, nous avons examiné l’importance du KYS pour les entreprises, ainsi que le cadre réglementaire international et national qui encadre cette pratique. Nous avons également exploré les étapes du processus de KYS, les outils et technologies disponibles, ainsi que les bonnes pratiques pour une mise en œuvre efficace.

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