A partir du 1er septembre 2026, les entreprises auront l’obligation de recevoir des factures électroniques mais également de les émettre.
La facturation électronique, qu’est-ce que c’est ?
Si l’on se réfère au code général des impôts – qui en donne la définition dans son article 289 – une facture électronique, c’est une facture qui à été dématérialisée de bout en bout, à savoir depuis son émission en passant par la transmission jusqu’à sa réception.
Pour assister les entreprises dans ce passage obligatoire important, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) à recensé un certain nombre de plateformes de dématérialisation partenaire renommées Plateformes Agréées (PA) depuis juillet 2025, qui auront pour mission de garantir la fiabilité des flux fiscaux, d’éviter les usurpation d’identité et de renforcer la conformité du dispositif.
Avec pour objectif premier de moderniser la collecte et les modalités de contrôle de la TVA, cette entrée en vigueur aura un impact significatif sur la vie des entreprises.
Quelles entreprises sont concernées par la facture électronique ?
La facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. Ces entreprises devront avoir fait l’objet d’une vérification au préalable, auprès d’une Plateforme Agréée et ce avant de pouvoir figurer dans le système national de facturation électronique.
Pour figurer dans le système national de facturation électronique, une entreprise doit suivre quelques étapes réglementaires et ce afin de se conformer à la réforme en vigueur :
- A compter de septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques y compris pour les grandes entreprises. Les TPE et PME, quant à elles, devront se conformer à cette nouvelle réglementation à partir de septembre 2027.
- Chaque entreprise devra choisir une Plateforme Agréée ou utiliser le Portail Public de Facturation (PPF). La PA informera, dès lors, directement l’administration fiscale du choix de la plateforme qu’aura choisie l’entreprise. L’entreprise n’ayant aucune autre démarche spécifique à faire auprès des services publics.
- S’inscrire dans l’annuaire mis en place pour l’acheminement des factures électroniques, permettant ainsi d’être référencé dans le système et d’assurer la réception/transmission sécurisée des factures.
Note : Un auto-entrepreneur doit également être capable de recevoir des factures électroniques via une Plateforme Agréée, à partir du 1er septembre 2026. Concrètement, il devra s’enregistrer sur une Plateforme Agréée pour recevoir des factures électroniques de ses fournisseurs professionnels. Cependant l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’impose pas nécessairement à tous les auto-entrepreneurs, notamment ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA et qui facturent uniquement des particuliers.
Tous ces changements auront bien entendu des impacts significatifs pour les entreprises, telles que l’adaptation des outils de gestion (ERP, logiciel de comptabilité, etc.) pour intégrer la facturation électronique et la transmission au format exigé (Factur-X, UBL 2.0, etc.) mais également la formation des équipes aux nouvelles procédures avant la mise en oeuvre effective de cette réglementation.
Obligation pour les entreprises de voir leurs identités vérifiées
Les Plateforme Agréées devront procéder à une vérification de l’identité des entreprises clientes et ce afin de garantir la conformité réglementaire et d’assurer la sécurité des transactions. Cette vérification implique la confirmation du numéro SIREN ainsi que l’identification du représentant légal ou du délégataire de l’entreprise. Ce processus est essentiel pour lutter contre la fraude, garantir l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques et ainsi répondre aux exigences imposées par la réforme.
Pour qu’une Plateforme Agréée puisse vérifier et authentifier correctement une entreprise, elle doit collecter plusieurs preuves et documents d’identité obligatoires:
Principaux justificatifs exigés:
- Extrait KBIS de moins de trois mois, attestant de l’existence juridique de l’entreprise en France – Carte d’identité officielle d’une entreprise immatriculée en France
- Attestation d’immatriculation au Registre national des entreprises qui regroupe les informations légales sur l’entreprise (SIREN, adresse, forme juridique, etc.)
- Numéro SIREN de l’entreprise
- Document d’identité du représentant légal : Carte nationale d’identité française ou d’un pays de l’UE,
- Passeport français ou étranger en cours de validité, titre de séjour autorisant à travailler
- Si le représentant légal n’apparaît pas sur le KBIS, un acte de dénomination du dirigeant à jour.
- Pour les entreprises étrangères, un document équivalent à l’extrait d’immatriculation délivré par l’autorité du pays d’origine, ainsi qu’une attestation fiscale récente
- Justificatif de domicile lié au siège social de l’entreprise : facture d’eau/gaz/électricité, bail commercial ou contrat de domiciliation.
« Assurer la conformité du dispositif légal »
Si une Plateforme Agréée ne vérifie pas l’identité d’une entreprise et de son dirigeant, elle s’expose à des sanctions financières importantes comme la condamnation à payer une amende forfaitaire de 15 euros par facture non conforme à sa charge, plafonnée à 45 000 euros par année civile ainsi qu’une amende de 750 euros par transmission non respectée dans le cadre de l’e-reporting, avec le même plafond annuel.
Ces manquements peuvent conduire la plateforme à être sanctionnée par l’administration fiscale, ce qui peut aussi impacter indirectement l’entreprise cliente en bloquant la transmission ou la réception des factures électroniques, affectant ainsi sa trésorerie et sa conformité réglementaire. En outre, la non-vérification de l’identité compromet la sécurité et la fiabilité du système, augmentant les risques de fraude ou d’utilisation d’identités fictives dans le réseau de facturation électronique.
En résumé, la Plateforme Agréée doit impérativement vérifier l’identité pour assurer la conformité au dispositif légal. Le défaut de cette vérification cause des sanctions pécuniaires lourdes pour la plateforme, avec des impacts négatifs potentiels sur les entreprises utilisatrices.
L’équipe Datakeen
Note: Datakeen, acteur français de la vérification d’identité et documentaire, peut vous accompagner dans vos démarches de conformité et vous assister dans la vérification de vos (futurs) clients entreprises. Notre couverture documentaire couvre l’intégralité des documents demandés par la DGFiP.
